De ce nu are sens să negociezi oferta de bugetare

Există o confuzie frecventă în piață: mulți clienți cer „o ofertă” fără să precizeze scopul ei. În realitate, există o diferență majoră între o ofertă cerută pentru execuție imediată și o ofertă cerută pentru bugetare, finanțare sau planificare.

O ofertă de bugetare nu este un preț final. Este un instrument de planificare. Rolul ei nu este să fie „cea mai mică”, ci să fie suficient de realistă încât proiectul să poată fi aprobat și susținut fără surprize majore ulterior.

Iar un adevăr simplu stă la baza acestui subiect: toată lumea se bucură dacă proiectul se execută la o valoare mai mică decât cea bugetată.

Ce este, de fapt, o ofertă de bugetare

O ofertă de bugetare este o estimare folosită atunci când proiectul nu este încă definit complet și nu este în faza de achiziție. În cele mai multe cazuri, este cerută pentru:

aprobări interne (într-o companie sau instituție)
proiectare și dimensionare
pregătirea unei investiții
finanțări și proiecte europene
pregătirea unei licitații viitoare

În această etapă, de regulă nu există încă toate datele tehnice, nu există planuri finale și nu sunt confirmate toate condițiile de execuție.

De ce oferta de bugetare trebuie să fie mai acoperitoare decât prețul final

O ofertă de bugetare trebuie să funcționeze într-un context cu multe necunoscute. Asta înseamnă că ea trebuie să includă o marjă de siguranță, altfel riscul de sub-bugetare este foarte mare.

1) Pentru că în bugetare lipsesc informațiile care schimbă costul real

În bugetare, de obicei nu sunt încă stabilite clar:

locația exactă și condițiile de acces
amplasarea și condițiile de montaj
cerințele finale de spatiere, temperaturile necesare in fiecare spatiu și echiparea definitiva
tipul exact de instalații și automatizări
condițiile de transport și manipulare
termenele reale de execuție

Toate acestea pot schimba semnificativ costul final. În lipsa lor, furnizorul trebuie să lucreze cu ipoteze.

2) Pentru că prețurile se așază în timp și condițiile inițiale se pot schimba

În proiectele reale, mai ales cele care durează luni sau ani, apar inevitabil modificări:

soluția inițială se ajustează
apar cerințe suplimentare
se schimbă amplasamentul
se schimbă condițiile de montaj
se schimbă termenele și disponibilitatea

În bugetare nu ai cum să tratezi toate aceste schimbări în detaliu, pentru că ele încă nu există. Tocmai de aceea, bugetarea trebuie să fie suficient de acoperitoare încât proiectul să rămână fezabil chiar dacă apar ajustări.

3) Pentru că în proiectele europene riscul de sub-bugetare este suportat din fonduri proprii

În proiectele cu finanțare europeană, situația este și mai clară.

De cele mai multe ori:

astăzi se cere o ofertă pentru bugetare și se depune proiectul
execuția efectivă poate avea loc după 1–3 ani
în acest interval, soluția se poate modifica, iar prețurile se pot schimba

Dacă bugetul a fost construit prea optimist, diferențele apărute ulterior nu mai pot fi recuperate ușor din fonduri. În practică, diferența se plătește din buget propriu sau proiectul se blochează.

Din acest motiv, o ofertă de bugetare trebuie să fie prudentă și realistă. Nu pentru că furnizorul „umflă” prețul, ci pentru că bugetarea trebuie să protejeze proiectul.

4) Pentru că o bugetare prea mică este mai periculoasă decât o bugetare mai mare

Mulți clienți își doresc ca bugetarea să iasă cât mai jos, ca să fie proiectul mai ușor de aprobat. În realitate, această abordare produce exact efectul invers:

proiectul este aprobat pe un buget prea mic
când se ajunge la achiziție, apar diferențe inevitabile
se pierde timp cu justificări, reluări, renegocieri
uneori se pierde finanțarea sau se reduce drastic scopul proiectului

De aceea, în bugetare, scopul nu este „preț minim”, ci „buget sănătos”.

De ce nu are sens să negociezi agresiv oferta de bugetare

Negocierea are sens atunci când există un obiect clar, o configurație finală și condiții comparabile. În bugetare, aceste elemente nu există încă.

Când un client insistă să „negocieze” o ofertă de bugetare, se întâmplă de obicei unul dintre următoarele lucruri:

se scot din calcul anumite costuri reale, ca să iasă cifra dorită
se reduc ipotezele de siguranță
se trece de la o estimare realistă la una optimistă

Pe termen scurt, cifra arată mai bine. Pe termen mediu, proiectul devine vulnerabil. Oferta de bugetare nu este etapa în care obții prețul cel mai mic. Este etapa în care obții predictibilitate.

De ce prețul final de achiziție este, de regulă, mai mic decât bugetarea

Aici este partea importantă: faptul că bugetarea este mai acoperitoare nu înseamnă că prețul final va fi la fel. Dimpotrivă, în mod normal, prețul final de achiziție iese mai mic. De ce? Pentru că în etapa de achiziție:

proiectul este clar
există un caiet de sarcini
condițiile sunt confirmate
locația este cunoscută
termenele sunt stabilite
riscul scade

Iar când riscul scade, prețul se poate optimiza. În această etapă, se poate face și licitație, iar concurența reală se poate desfășura corect, pe aceleași condiții pentru toți ofertanții. De aceea, bugetarea nu trebuie privită ca „preț final”, ci ca o plasă de siguranță.

Toată lumea se bucură dacă proiectul se execută la o valoare mai mică decât cea bugetată

Acesta este rezultatul firesc al unei bugetări realizate responsabil. Un proiect bugetat corect este un proiect care poate fi executat fără crize financiare, fără blocaje și fără improvizații. Când proiectul ajunge la execuție și, datorită clarificărilor, proiectării și licitației, prețul final iese mai mic decât bugetarea inițială:

beneficiarul se bucură (a economisit bani)
finanțatorul se bucură (proiectul este sustenabil)
furnizorii se bucură (condiții clare, achiziție corectă)
proiectul se bucură (nu se blochează)

Acesta este scenariul sănătos.

Cum să ceri corect o ofertă de bugetare

Dacă ai nevoie de o ofertă pentru bugetare, cel mai important lucru este să spui acest lucru din start.

O cerere corectă include, de regulă, câteva informații simple:

Scopul / orizontul de timp: în cât timp estimezi că se va face achiziția
Proiect finanțat UE (1–3 ani până la implementare)
Bugetare (de regulă pentru 12 luni)
Execuție / achiziție imediată
nivelul de detaliu disponibil: ai planuri, schițe, condiții?

În funcție de aceste informații, furnizorul îți poate trimite o estimare utilă, care include ipoteze și condiții.

Concluzie

Oferta de bugetare nu este o ofertă de execuție. Este o estimare construită într-o etapă în care există multe necunoscute, iar prețurile și condițiile se pot schimba în timp.

În special în proiectele europene, o bugetare prea optimistă poate duce la diferențe care nu mai pot fi acoperite din fonduri și ajung să fie suportate din buget propriu.

De aceea, o ofertă de bugetare trebuie să fie acoperitoare. Nu pentru că proiectul va costa neapărat atât, ci pentru că bugetarea trebuie să protejeze proiectul.

Iar când proiectul este bine definit și ajunge în faza de achiziție, prețul final poate fi optimizat prin proiectare, clarificări și licitație. Exact cum este sănătos să se întâmple.

Și da: toată lumea se bucură când proiectul se execută la o valoare mai mică decât cea bugetată.